Wenn ein Vertrag endet: Wechsel auf Free
WoWorkspace-Wechsler › Plan unter dem Namen
Was ein Wechsel auf Free ist
Free heißt: Der Workspace hat keinen Vertrag. Jeder neue Workspace beginnt so, und dorthin kehrt ein Workspace zurück, wenn sein Vertrag endet. Den Wechsel löst Skillties aus, nicht Sie. Er gilt sofort, ohne Frist, und ohne Rückfrage an die Mitglieder. Deshalb lohnt es sich, ihn vorzubereiten.
Unter Free bleiben Allgemein und Benutzer bedienbar, dazu die App Personen und alle öffentlichen Inhalte. Alle anderen Bereiche stehen weiter in der Seitenleiste, lassen sich aber nur noch lesen oder zeigen eine Vorschau.
Was mit den Daten passiert
| Bereich | Wirkung | Kommt mit neuem Vertrag zurück? |
|---|---|---|
| Private Skills und Profile | bleiben gespeichert, sind aber für niemanden sichtbar, auch nicht für ihren Owner | ja, unverändert |
| Einschätzungen und Zuordnungen zu privaten Profilen | bleiben gespeichert, unsichtbar | ja |
| Öffentliche Inhalte des Workspace | bleiben sichtbar; verlässt ihr Owner den Workspace, bleiben sie ohne Owner | – |
| Eigene Rollen | bleiben gespeichert, ihre Zuordnungen zu Personen und Gruppen fallen weg | die Rollen ja, die Zuordnungen nein |
| Gruppen | bleiben, tragen aber keine wirksamen Rollen mehr | ja |
| Organisation, die Linie | bleibt gespeichert, wirkt nicht | ja |
| Teams, Feedback, Skills Hub | nicht erreichbar, Daten bleiben | ja |
| Löschregeln und Aufbewahrung | zurück auf die Standardwerte: Übergabe an den Admin, sechs Monate | nein, neu einstellen |
| Entra ID | der Abgleich endet, ein offener Freigabe-Link wird zurückgezogen; Verbindung und abgebildete Gruppen bleiben gespeichert | Verbindung ja, Abgleich neu einschalten |
| Personen aus Entra | je nach Bei einem Wechsel auf Free: in Handeinträge übertragen (Standard) oder entfernt | – |
Was mit den Admins passiert
Das hängt von der Art des Workspace ab:
| Manueller Workspace | Domain-Workspace | |
|---|---|---|
| Admins | nur einer bleibt: wer den Workspace angelegt hat, sonst der dienstälteste Admin | niemand; der Workspace gilt wieder als unverwaltet |
| Was Mitglieder sehen | alles wie bisher, nur ohne die gesperrten Bereiche | die Einstellungen lesend, mit dem Hinweis, dass niemand den Workspace verwaltet |
| Zusätzlich | – | vorbereitete und deaktivierte Mitglieder werden gelöscht, offene Einladungen zurückgezogen; Passwort-Konten bestätigen ihre Adresse beim nächsten Anmelden neu |
Im Domain-Workspace benennt erst ein neuer Vertrag wieder Verantwortliche. Bis dahin kann niemand einladen, löschen oder Regeln ändern.
Was Ihre Mitglieder bemerken
Alle aktiven Mitglieder bekommen eine Benachrichtigung, dass einige Funktionen nicht mehr zur Verfügung stehen und ihre öffentlichen Skills, Einschätzungen und Profile bleiben. Wer sein Hauptprofil aus einem privaten Profil hatte, sieht unter Meine Skills nur noch die öffentlichen. Wer eine App aus der Seitenleiste öffnet, sieht statt seiner Daten eine Vorschau mit Beispielen.
Was Sie vorher tun sollten
- Exportieren. Unter Allgemein › Datenexport sichern Sie den Stand mit allen privaten Inhalten, Rollen und Teams.
- Entscheiden, was mit Personen aus Entra geschieht. Unter Integrationen › Abgleich steht Bei einem Wechsel auf Free. Ohne Wahl gilt übertragen.
- Den bleibenden Admin kennen. Im manuellen Workspace bleibt, wer ihn angelegt hat. Ist diese Person nicht mehr da, bleibt der dienstälteste Admin.
- Löschregeln notieren. Sie fallen auf die Standardwerte zurück und müssen nach einem neuen Vertrag neu eingestellt werden.
- Offene Übergaben abschließen. Laufende Übergaben und Anträge der Mitbestimmung lassen sich nach dem Wechsel nicht mehr bearbeiten.
Beispiel
Der Vertrag von Nordwind läuft aus. Robert exportiert die Daten und wählt unter Bei einem Wechsel auf Free „in Handeinträge übertragen“. Am Tag des Wechsels sind alle elf Personen weiter Mitglieder, nun als Handeinträge ohne Verbindung zu Entra. Die beiden vorbereiteten Personen Lena und Nina sind weg, weil Nordwind ein Domain-Workspace ist. Robert ist kein Admin mehr, niemand ist es. Die privaten Profile „Schichtleitung Produktion“ und „Führungskraft“ sieht niemand, bis ein neuer Vertrag kommt; dann stehen sie wieder da, mit allen Einschätzungen. Die Gruppe Führungskräfte gibt es noch, aber Max sieht die Skills seines Bereichs nicht mehr, weil die Rolle Bereichsleitung nicht mehr zugeordnet ist.
Geprüft mit Version 0.6.0 · 21.10.2026