Entra ID

Was Entra ID in Skillties tut

Ohne Entra pflegen Sie Mitglieder von Hand: per Einladung, CSV oder über die Firmenadresse. Mit Entra übernimmt das Ihr Verzeichnis. Wer in einer gewählten Entra-Gruppe ist, wird Mitglied. Wer dort deaktiviert oder gelöscht wird, verliert auch in Skillties den Zugang. Ihre IT verwaltet damit die Mitgliedschaft an einer Stelle, und Skillties folgt.

Skillties fragt dabei nur wenige Angaben ab und schreibt nie zurück. Passwörter, Konten und Gruppen in Entra bleiben unberührt. Was jemand in Skillties von Hand einträgt, überschreibt der Abgleich nicht.

Die Integration steht unter Integrationen als Karte Microsoft Entra ID. Ist sie eingerichtet, steht dort „Verbunden mit“ und Ihre Domain, und Öffnen führt zu den vier Reitern Übersicht, Gruppen, Abgleich und Verbindung.

Was Sie vorher brauchen

Bei Microsoft erscheint die App „Skillties Verzeichnis-Sync“ mit zwei Leserechten: vollständige Benutzerprofile lesen und Gruppenmitgliedschaften lesen. Microsoft nennt sie „User.Read.All“ und „GroupMember.Read.All“. Das Recht ist breiter als nötig, weil Microsoft für Vorgesetzte und den Kontostatus kein engeres anbietet. Bis zur Herausgeber-Verifizierung steht bei Microsoft „unverified“. Das ist normal und ändert nichts an der Freigabe.

Einrichten in vier Schritten

Beim ersten Öffnen führt ein Assistent durch die Einrichtung. Oben steht „Schritt 1 von 4“ und der Name des Schritts.

1. 1Vorbereitung. Sie lesen, was Skillties liest und was nicht, und wählen unter Wer gibt die Freigabe? entweder Ich selbst oder Jemand aus unserer IT.
2. 2Freigabe. Bei Ich selbst wählen Sie Mit Entra ID verbinden und stimmen bei Microsoft zu. Bei Jemand aus unserer IT wählen Sie Link erzeugen, dann Kopieren, und schicken den Link weiter. Ist die Freigabe erteilt, wählen Sie Prüfen.
3. 3Mitgliederquelle. Mit Gruppe hinzufügen suchen Sie im Verzeichnis Ihrer Organisation und wählen die Entra-Gruppen, deren Personen Mitglied werden sollen.
4. 4Probelauf. Sie legen fest, wie neue Personen hereinkommen, und wählen Bei einem Wechsel auf Free. Ohne diese Wahl geht es nicht weiter. Einrichten abschließen führt den Probelauf aus und schaltet den Abgleich ein.

Der Freigabe-Link gilt 7 Tage, lässt sich einmal einlösen und braucht kein Skillties-Konto. Mit Zurückziehen machen Sie ihn ungültig, mit Neuen Link erzeugen stellen Sie einen neuen aus. Sobald die IT freigegeben hat, bekommen alle Workspace-Admins eine Benachrichtigung.

Was die Person mit dem Link danach sieht:

Die Übersicht

Die Übersicht zeigt, ob der Abgleich läuft und was er zuletzt getan hat. Oben neben dem Titel steht der Zustand, rechts die Knöpfe Probelauf und Jetzt abgleichen.

Unter Zustand stehen Letzter Lauf mit seinen Zahlen, Nächster Lauf, die Zahl der Personen in den Quellgruppen und die Offenen Fälle. Ein offener Fall ist eine Person, die der Abgleich nicht sicher zuordnen kann. Unter Letzte Läufe sehen Sie die jüngsten Läufe, mit Läufe anzeigen alle. Unter Eingerichtet steht, wann und von wem die Verbindung und der Abgleich eingeschaltet wurden.

Gruppen: wer Mitglied wird

Im Reiter Gruppen stehen die gewählten Entra-Gruppen. Jede Gruppe hat zwei Schalter, die Sie einzeln setzen.

Beide Schalter dürfen an sein. Nur als Gruppe abgebildet ohne liefert Mitglieder ist auch erlaubt: Dann füllt die Gruppe sich nur mit Personen, die ohnehin Mitglied sind, etwa eine Abteilung innerhalb der Belegschaft. Sind beide aus, verschwindet der Eintrag. Verschachtelte Gruppen zählen mit.

Mit Alle freischalten geben Sie allen vorbereiteten Personen aus einer Gruppe auf einmal Zugang, Mit Mail oder Ohne Mail. Mit dem Kreuz nehmen Sie eine Gruppe aus dem Abgleich. Gibt es eine Gruppe in Entra nicht mehr, nimmt der nächste Lauf sie heraus. Eine abgebildete Skillties-Gruppe bleibt dann als Handgruppe bestehen.

Abgebildete Gruppen in Skillties

Eine abgebildete Gruppe steht unter Gruppen mit der Marke Entra ID. Ihre Besetzung kommt aus dem Verzeichnis. Die Rollen der Gruppe vergeben Sie wie bei jeder anderen Gruppe unter Rollen dieser Gruppe.

Personen aus Entra sind in der Besetzung gesperrt, denn das regelt das Verzeichnis. Sie können zusätzlich Personen von Hand hinzufügen. Der Abgleich lässt sie stehen, bis Sie sie wieder entfernen. Taucht eine solche Person später in der Entra-Gruppe auf, übernimmt Entra. Mit Verknüpfung lösen unter Gefahrenzone machen Sie aus der abgebildeten Gruppe eine Handgruppe.

Abgleich: wann und wie

Im Reiter Abgleich stellen Sie ein, wie oft und mit welchen Folgen gelesen wird. Jede Einstellung hat ein ? mit einer Erklärung.

Probelauf zeigt, was der nächste Abgleich tun würde: wer vorbereitet, ergänzt, deaktiviert oder gelöscht würde, und welche Fälle unklar sind. Dabei ändert sich noch nichts. Jetzt abgleichen führt einen echten Lauf sofort aus.

Unter Alle Läufe steht jeder Lauf mit Zeit, Auslöser und Ergebnis. Der Auslöser ist planmäßig, von Hand oder Probelauf. Das Ergebnis ist erfolgreich, angehalten (Notbremse) oder fehlgeschlagen.

Verbindung und gelesene Felder

Im Reiter Verbindung sehen Sie, mit welchem Verzeichnis Skillties verbunden ist und welche Angaben es liest.

Prüfen testet, ob die Freigabe bei Microsoft noch gilt. Nicht an Entra gebunden nennt Admins, die nicht aus Entra kommen. Entra kann sie nicht sperren. Das ist der Notfallzugang, falls in Entra etwas schiefgeht. Achten Sie darauf, dass es mindestens einen solchen Admin gibt.

Standort, Telefon, Personalnummer und Passwörter liest Skillties nie. Was ausgeschaltet ist, wird gar nicht erst abgefragt.

Trennen unter Gefahrenzone stoppt den Abgleich sofort. Gruppen und Feldauswahl bleiben gespeichert, abgebildete Gruppen werden zu Handgruppen. Mit Erneut freigeben stellen Sie eine unterbrochene Verbindung wieder her.

Entra entscheidet über die Mitgliedschaft

Für alle Personen, die mit Entra verbunden sind oder aus dem Abgleich kamen, gilt der Zustand in Entra:

Personen, die nie mit Entra verbunden waren, etwa eingeladene Gäste, bleiben unberührt. Wer über Entra Mitglied ist, kann den Workspace nicht selbst verlassen. In der Liste unter Benutzer zeigt die Quelle Entra ID, wer aus dem Verzeichnis kommt.

Mitbestimmung und Wechsel auf Free

Ist Mitbestimmung eingeschaltet und die Regel „Entra-Sync anlegen oder ändern“ auf Antrag gestellt, heißt der Knopf Zur Zustimmung vorlegen. Das Gremium prüft dann die Konfiguration als Ganzes. Bis zur Entscheidung gilt der bisherige Stand, und neben dem Titel steht Wartet auf Zustimmung.

Wechselt der Workspace auf Free, endet der Abgleich, und ein offener Freigabe-Link wird zurückgezogen. Was mit den Personen passiert, haben Sie unter Bei einem Wechsel auf Free festgelegt. Ist dort nichts gewählt, werden sie übertragen.

Wenn etwas nicht klappt

Beispiel

Nordwind verbindet Entra ID über den Freigabe-Link, weil Robert selbst keinen Admin-Consent geben darf. Die IT löst den Link ein, Robert bekommt die Benachrichtigung und wählt Prüfen. Als Mitgliederquelle wählt er „Nordwind – Alle Mitarbeitenden“ und zusätzlich „Werk Bremen“ als abgebildete Gruppe. Der Probelauf zeigt elf Personen, davon zwei neu. Nach Einrichten abschließen stehen die beiden unter Ohne Zugang, bis Robert an der Gruppe Alle freischalten wählt. Drei Wochen später verlässt Daniel Stein das Unternehmen. Die IT deaktiviert sein Konto in Entra, und beim nächsten Lauf steht er in Skillties unter Deaktiviert. Löscht die IT das Konto, wird seine Mitgliedschaft 30 Tage später gelöscht, und die Löschregeln übergeben seine Inhalte.