Datenschutzerklärung

Folgende Inhalte können ohne Registrierung öffentlich zugänglich sein und von Suchmaschinen indexiert werden, sofern nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet (z. B. rechtliche Seiten):

Öffentliche Sichtbarkeit tritt nur ein, wenn Nutzer solche Inhalte aktiv erstellen oder veröffentlichen.

Folgende Daten sind nicht öffentlich zugänglich:

Registriert sich ein Nutzer mit einer E-Mail-Adresse, die einer bestimmten Domäne zugeordnet ist (z. B. @siemens.com), ordnet Skillties den Nutzer automatisch einem gemeinsamen, domänenbasierten Workspace zu, der mit dieser Domäne verknüpft ist.

Diese Zuordnung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der E-Mail-Domäne. Skillties prüft eine organisatorische Zugehörigkeit nicht über die Domäne hinaus.

Zweck dieser Zuordnung ist die domänenbasierte Zusammenarbeit und die Sichtbarkeit bestimmter skillbezogener Daten unter Nutzern derselben Domäne.

Ein Opt-out von dieser Zuordnung ist nicht möglich. Stimmt ein Nutzer nicht zu, ist eine Registrierung mit dieser E-Mail-Adresse nicht möglich.

Domänenbasierte Workspaces können zunächst ohne Workspace-Administrator existieren („nicht beanspruchte Workspaces“).

In nicht beanspruchten Workspaces:

Skillties ist Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten in nicht beanspruchten Workspaces.

Ein domänenbasierter Workspace kann von einem Nutzer beansprucht werden. Mit der Beanspruchung wird dieser Nutzer Workspace-Administrator.

Beanspruchte Workspaces können zusätzlichen Funktionen, Einstellungen oder kostenpflichtigen Plänen unterliegen.

Workspace-Administratoren können:

• Workspace-Mitglieder verwalten, Mitgliedschaften ruhend stellen und Austritte festhalten,
• die Aufbewahrungsfrist nach einem Austritt (0 bis 24 Monate, Voreinstellung sechs Monate) und die Löschregeln festlegen — wohin Inhalte, Unterstellte und Team-Leitungen gehen, wenn jemand geht,
• Personen aus dem Verzeichnis des Arbeitgebers (Microsoft Entra ID) mit den Berechtigungen des eigenen Kontos importieren,
• Workspace-Einstellungen konfigurieren,
• die Sichtbarkeit bestimmter Daten innerhalb des Workspaces steuern,
• alle Daten des Workspace als Export herunterladen (Rückgabe der Daten nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

Workspace-Administratoren können nicht:

• personenbezogene Daten öffentlich zugänglich machen,
• beeinflussen, welche Inhalte auf der Plattform öffentlich sind,
• die öffentlichen Sichtbarkeitsregeln der Plattform außer Kraft setzen.

Die öffentliche Sichtbarkeit von Inhalten wird ausschließlich durch die Funktionalität der Plattform und durch die Handlungen einzelner Nutzer beim Erstellen öffentlicher Inhalte bestimmt.

Je nach vertraglicher Ausgestaltung kann Skillties bestimmte Daten in beanspruchten Workspaces im Auftrag der Organisation verarbeiten, die den Workspace betreibt. Weitere Einzelheiten können in einer separaten Auftragsverarbeitungsvereinbarung geregelt sein.

Ein Workspace kann eine Mitbestimmung (z. B. durch einen Betriebsrat) unter Einstellungen · Mitbestimmung regeln. Dann brauchen bestimmte Schritte — etwa das Ruhendstellen einer Mitgliedschaft, eine vorzeitige Bereinigung, das Verlängern der Aufbewahrungsfrist, das Ändern des Austrittsprozesses oder der Workspace-Export — ein Protokoll oder eine Zustimmung, bevor sie wirken. Ohne eine solche Regel wird nichts stillschweigend protokolliert oder genehmigt.

Session-Cookies werden eingesetzt, um Authentifizierung, Sicherheit und grundlegende Funktionalität der Plattform zu gewährleisten.

Mit Einwilligung des Nutzers kann die Plattform Analyse- und Marketing-Dienste einsetzen, darunter:

Diese Technologien dienen der Analyse der Plattformnutzung und der Messung der Wirksamkeit von Kommunikation und Reichweite.

Eine Workspace-Mitgliedschaft befindet sich in einem von vier Zuständen: aktiv · ruhend (Zugang gesperrt, alles bleibt; etwa bei Elternzeit, Sabbatical oder einem Verzeichnis-Abgleich) · ausgetreten (Rollen, Gruppen und Team-Mitgliedschaften sind beendet; der Name bleibt für die Aufbewahrungsfrist) · bereinigt (personenbezogene Daten im Workspace sind gelöscht; der Name wird durch „Ehemaliges Mitglied“ ersetzt).

Eine Mitgliedschaft wird durch einen Workspace-Administrator geändert, durch den Abgleich mit dem Verzeichnis des Arbeitgebers (Microsoft Entra ID) oder — in Workspaces ohne Arbeitgebervertrag — durch die Person selbst. Reaktivieren kann nur, wer die Mitgliedschaft ruhend gestellt hat; die Anwendung nennt die zuständige Kontaktstelle.

Die Aufbewahrungsfrist nach einem Austritt legt der Workspace fest (0 bis 24 Monate, Voreinstellung sechs Monate). Nach ihrem Ablauf bereinigt ein automatischer Lauf: Die eigenen Einschätzungen der Person und die Rückmeldungen, die sie in diesem Workspace erhalten hat, werden gelöscht; Rückmeldungen, die sie gegeben hat, Beiträge in der Community und gemeinsame Teamzeit bleiben ohne Namensbezug erhalten. Ein Administrator kann mit Angabe eines Grundes früher bereinigen.

Nutzer können ihr Konto jederzeit in den Konto-Einstellungen löschen, sofern Skillties für das Konto verantwortlich ist. Ist ein Arbeitgeber verantwortlich — Anmeldung über dessen Identitätsanbieter oder Mitgliedschaft in einem Workspace mit Vertrag — beendet der Arbeitgeber die Mitgliedschaft und löscht das Konto; die Anwendung nennt in diesem Fall die zuständige Kontaktstelle.

Nach dem Löschantrag wird das Konto sofort gesperrt, auch beim Identitätsanbieter. Innerhalb von 14 Tagen kann die Löschung über den Link in der Bestätigungsmail widerrufen werden — dies ist die einzige E-Mail in diesem Verfahren. Nach 14 Tagen wird die Löschung unwiderruflich ausgeführt:

Sicherungskopien werden innerhalb von 30 Tagen turnusmäßig überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Skills und Skill-Profile sind geteilte Inhalte: Sobald eine andere Person sie nutzt (zugeordnet, von einem Profil verlangt, im Soll eines Teams genannt), werden sie nie gelöscht — nur ihre Pflege wechselt. Der Besitz folgt dem Ort der Erstellung: In einem Workspace erstellte Inhalte gehören diesem Workspace und folgen seinen Löschregeln; außerhalb eines Workspace erstellte Inhalte gehören der Person.

Das Löschen eines Skills oder Profils, das niemand nutzt, entfernt ihn endgültig, einschließlich der Nachrichten dazu. Das Löschen eines genutzten Inhalts übergibt die Pflege: Bei persönlichen Inhalten kann der Nutzer eine neue Besitzerin per E-Mail-Adresse empfehlen, die 14 Tage zum Annehmen hat; bei Workspace-Inhalten entscheidet der Prozess des Workspace. Übernimmt niemand, gilt der Inhalt als ohne Betreuung: 14 Tage lang dürfen ihn die Personen übernehmen, die ihn am Stichtag genutzt haben, danach jeder angemeldete Nutzer. Inhalte ohne Betreuung bleiben uneingeschränkt nutzbar.

Der Ersteller bleibt als Herkunft des Inhalts sichtbar, bis sein Konto gelöscht wird; danach wird „Gelöschter User“ angezeigt.

Löscht ein Administrator einen Workspace, werden dessen private Skills und Profile, Mitgliedschaften, Teams, Rückmeldungen, Anträge und Einstellungen gelöscht. Öffentliche Skills und Profile, die der Workspace gepflegt hat, gelten danach als ohne Betreuung wie in 12.3 beschrieben; Inhalte, die ein Mitglied persönlich pflegt, bleiben bei diesem Mitglied. Dasselbe gilt für öffentliche Inhalte, wenn ein Workspace auf einen kostenfreien Plan wechselt.

Bei Vertragsende kann die Organisation unter Einstellungen · Allgemein einen vollständigen Export ihrer Workspace-Daten herunterladen; Skillties kündigt den Export den Administratoren an und hält ihn 30 Tage bereit, bevor die Workspace-Daten gelöscht werden.