Per E-Mail einladen

Was eine Einladung tut

Seit September 2026 legt eine Einladung die Person sofort als Mitglied an. Die Mail ist nur noch der Weg hinein. Das hat zwei Folgen: Sie können die Person schon vor ihrer ersten Anmeldung in Gruppen setzen, ihr ein Profil zuordnen und ihre Führungskraft eintragen. Und Sie entscheiden je Einladung, ob die Person sofort Zugang hat oder erst vorbereitet wird.

Zwei Wege

Der kurze Weg führt über den Workspace-Wechsler oben in der Seitenleiste: Mitglieder einladen. Sie tragen eine oder mehrere Adressen ein und wählen 3 einladen, die Zahl folgt Ihrer Liste. Dieser Weg schaltet immer sofort frei und schickt immer eine Mail.

Mehr Kontrolle haben Sie unter Benutzer mit User hinzufügen. Dort gibt es drei Reiter: Per E-Mail, Liste importieren (CSV) und Aus Entra ID.

1. 1Wählen Sie den Reiter Per E-Mail.
2. 2Tragen Sie die Adressen ein. Enter oder Komma trennt sie, Sie können auch eine Liste einfügen. Eine ungültige Adresse wird rot markiert.
3. 3Lassen Sie Zugang jetzt freischalten an, wenn die Personen sofort loslegen sollen. Schalten Sie Einladungsmail senden aus, wenn Sie selbst Bescheid geben.
4. 4Wählen Sie 3 einladen. Ist der Zugang aus, heißt der Knopf 3 Personen vorbereiten.

Adressen, die schon im Workspace sind, werden übersprungen, mit einem Hinweis, wie viele. Während des Versands steht „Lädt ein … 2 von 3“, am Ende „Einladungen gesendet“.

Was die eingeladene Person bekommt

Die Mail nennt den Workspace, Ihren Namen und einen Link zur Anmeldung, und sie nennt das Datum, bis zu dem die Einladung gilt. Sie kommt in der Sprache, die die Person zuletzt in Skillties benutzt hat, sonst auf Englisch. Der Link führt zur Anmeldung, nicht direkt in den Workspace. Hat die Person schon ein Konto, sieht sie die Einladung außerdem als Nachricht in Skillties.

Eingeladene werden Mitglieder. Sie können keine Einstellungen ändern, bis Sie ihnen eine Rolle geben.

Den Stand sehen und nachhelfen

In der Liste unter Benutzer steht in der zweiten Zeile jeder Person die Quelle, hier Einladung, und bei Personen, die sich noch nie angemeldet haben, der Stand der Mail.

Über ⋯ an der Zeile wählen Sie Erneut senden, solange sich die Person noch nie angemeldet hat. Mit Verwerfen nehmen Sie eine vorbereitete Person wieder heraus. Hat sie kein anderes Konto und keinen anderen Workspace, wird ihr Konto dabei gelöscht.

Grenzen

Pro Workspace gehen höchstens 20 Einladungsmails in 24 Stunden hinaus, egal welcher Admin sie auslöst. Erreicht, steht „Einladungslimit erreicht (max. 20 pro 24 Stunden)“. Vorbereiten ohne Mail, der Import aus CSV und der Entra-Abgleich zählen nicht mit. Eine spätere Freischaltung mit Mail zählt aber mit, weil sie ebenfalls einen Anmelde-Link verschickt.

Eine Einladung gilt 28 Tage. Danach kann die Person sie nicht mehr annehmen und Sie laden neu ein. Ist eine Person gesperrt, weil sie beim Löschen „darf nicht automatisch zurückkehren“ bekommen hat, wird ihre Einladung abgewiesen, bis Sie die Sperre unter Workspace-Zugang sperren aufheben.

Beispiel

Sarah Winter kommt als Externe mit einer Adresse außerhalb der Firmen-Domain. Robert lädt sie unter Benutzer › User hinzufügen ein, lässt Zugang jetzt freischalten an und schaltet Einladungsmail senden aus, weil er ihr den Link persönlich schickt. Sarah steht sofort unter Aktiv mit der Marke „noch nie angemeldet“ und der Quelle Einladung. Robert setzt sie in die Gruppe „Werk Bremen“, bevor sie sich zum ersten Mal anmeldet.